POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


Copy Eventos SAS (Nit 806000780-0), de conformidad con la Ley 1581 de 2012, expone la política de tratamiento de datos personales y aviso de privacidad a los titulares de derechos.

DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales cuando aplique.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, que decida el Tratamiento de los datos; Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Grupo de interés: clientes actuales, antiguos y potenciales; proveedores actuales, antiguos y potenciales; empleados actuales, antiguos y potenciales.

FINALIDAD
EMPLEADOS: Los datos personales en poder de Copy Eventos serán tratados para desarrollar y ejecutar las acciones que comprenden el objeto social; para el cumplimiento de las obligaciones y/o compromisos derivados de las relaciones contractuales o no; para el cumplimiento de las obligaciones legales; para la gestión comercial y relacionamiento con sus grupos de interés en relación con sus servicios y productos; para comunicar a sus grupos de interés información sobre sus servicios, publicaciones, eventos de capacitación, actividades y publicidad asociada a su actividad u objeto social; para el reporte, consulta y/o transmisión y/o transferencia de datos a entidades que administran o manejan bases de datos facultadas por la ley; en cada proceso empresarial, y acorde con los datos personales recolectados y tratamiento a realizar, en cada caso se ajustara a lo que dicte la ley.

CLIENTES: Los datos personales en poder de Copy Eventos serán tratados para desarrollar y ejecutar las acciones que comprenden el objeto social; para la oferta de nuevos productos, promociones, actividades; para el cumplimiento de las obligaciones y/o compromisos derivados de las relaciones contractuales o no; para el cumplimiento de las obligaciones legales; para la gestión comercial y relacionamiento en relación con sus servicios y productos; para comunicar información sobre servicios, publicaciones, eventos, actividades y publicidad asociada a su actividad u objeto social; para el reporte, consulta y/o transmisión y/o transferencia de datos a entidades que administran o manejan bases de datos facultadas por la ley; en cada proceso empresarial, y acorde con los datos personales recolectados y tratamiento a realizar, en cada caso se ajustara a lo que dicte la ley.

PROVEEDORES: Los datos personales en poder de Copy Eventos serán tratados para desarrollar y ejecutar las acciones que comprenden el objeto social; para gestionar la adquisicion de nuevos productos, promociones, actividades; para el cumplimiento de las obligaciones y/o compromisos derivados de las relaciones, contractuales o no, existentes; para el cumplimiento de las obligaciones legales; para la gestión comercial y relacionamiento con sus grupos de interés en relación con sus servicios y productos; para comunicar a sus grupos de interés información sobre sus servicios, publicaciones, eventos de capacitación, actividades y publicidad asociada a su actividad u objeto social; para el reporte, consulta y/o transmisión y/o transferencia de datos a entidades que administran o manejan bases de datos facultadas por la ley; en cada proceso empresarial, y acorde con los datos personales recolectados y tratamiento a realizar, en cada caso se ajustara a lo que dicte la ley.

MECANISMOS PARA LA PROTECCION DE LOS DATOS

    Formatos y procedimientos para obtener la autorización del titular previo al inicio del tratamiento.

    - El aviso de privacidad.

    - Herramientas que garanticen condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.

    - Medidas tecnológicas para proteger los datos personales y sensibles.

    - Manual de procedimiento para cumplir con la Ley sobre protección de datos.

    - Políticas del tratamiento de la información y suministrarlas al registro nacional de bases de datos, el cual está a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio.


NORMAS Y PRINCIPIOS
Copy Eventos S.A.S regirá su política y tratamiento de datos personales conforme a las siguientes normas:

    - Constitución Nacional, artículo 15.

    - Ley 1581 de 2012.

    - Decreto 1377 de 2013

Asimismo el tratamiento de datos personales está sometido a los siguientes principios:

Principio de Legalidad:El tratamiento de datos a que se refiere la presente política de privacidad se encuentra sujeta exclusivamente a las leyes y demás disposiciones normativas que sobre esta materia se encuentran vigentes.

Principio de Finalidad:Debe cumplir una finalidad legítima el tratamiento de datos dando plena información al Titular, respetando la Constitución y la ley.

Principio de Libertad:El tratamiento de datos solo puede realizarse con consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no serán obtenidos o divulgados sin autorización previa, o en ausencia de mandato legal o judicial que supla el consentimiento del Titular.

Principio de Veracidad:La información que sufra tratamiento tiene que ser completa, veraz, actualizada, exacta, clara y comprobable. Está prohibido el tratamiento de datos que no cumplan con las anteriores características y que por ser incompletos puedan inducir a error.

Principio de Transparencia: El Titular se le debe garantizar el derecho a obtener de parte del Encargado o Responsable del Tratamiento, toda información acerca de la existencia de datos que le pertenezcan, sin ninguna restricción y en cualquier momento.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos tendrá limitaciones de acuerdo a la naturaleza de los datos personales, por lo dispuesto en la Constitución y las leyes de la materia. Por tal razón el Tratamiento solo la harán personas autorizadas por el Titular o por las autoridades previstas en la ley.

Excepto la información pública, los datos personales no podrán estar disponibles en internet o cualquier otro medio de divulgación masivo. Solo estará en este tipo de medios cuando el acceso sea controlado técnicamente para conocimiento restringido solo a Titulares o terceros autorizados por ley.

Principio de seguridad de los datos: EL Responsable o Encargado del tratamiento, deberá mantener la información bajo la medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para permitir la seguridad de dichos registros y protegiéndolos de cualquier perdida, adulteración, acceso o uso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad de datos: Todas las personas que intervengan en Tratamiento de datos personales los cuales no tengan naturaleza de públicos, tienen la obligación de garantizar la reserva de la información, aún después de culminada toda relación que comprenda labores del Tratamiento. Solo podrá suministrar o comunicar datos personales cuando ello se derive de actividades autorizadas por las leyes de la materia.


ASPECTOS GENERALES

    - El Tratamiento de datos personales sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del titular. Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de Copy Eventos. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

    - El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley.

    - Se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

    - Los datos personales que recolecte o trate COPY EVENTOS serán usados por esta sociedad o sus vinculadas solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del Dato Personal, por tanto, solo serán cedidos a terceros que requieran estos datos para la prestación de algún servicio a COPY EVENTOS que sea necesario y que tenga la misma finalidad que le esté dando COPY EVENTOS a dichos datos personales. El Titular con su Autorización, facultará a COPY EVENTOS de la misma manera, a la Transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas a encargados del Tratamiento o sus vinculadas. Los datos personales bajo custodia de COPY EVENTOS no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como Internet o la previa existencia de autorización por parte del titular de la información.

    - COPY EVENTOS no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, orientación sexual, origen étnico y/o datos de salud, salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal. Ninguna actividad de COPY EVENTOS estará condicionada a que el Titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiere.

    - La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de la información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

    - Se permite la trasferencia a otros países en los casos de información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia; intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública; transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable; transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad; transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular; transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

    - Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

    - Copy Eventos, sus filiales, subsidiarias y aliadas han adoptado los niveles de seguridad de protección de los Datos Personales legalmente requeridos, y ha instalado todos los medios y medidas técnicas a su alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los Datos Personales facilitados a Copy Eventos no obstante, el usuario debe ser consciente de que las medidas de seguridad en Internet no son inquebrantables, por lo tanto debe asegurarse y evitar casos de suplantación, fraude, robo de datos, perdida de datos y otros casos que puedan presentar, con lo cual exime a Copy Eventos de toda responsabilidad, por lo cual no se responderá por daños o perjuicios relacionados.

    - Copy Eventos se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web, siempre bajo la observancia de las leyes vigentes en la materia.

DERECHOS DE LOS TITULARES

    - Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COPY EVENTOS S.A.S en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquello cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

    - Solicitar prueba de la autorización otorgada a COPY EVENTOS S.A.S. del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

    - Ser informado por COPY EVENTOS S.A.S. del Tratamiento , previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

    - Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 DE 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

    - Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento COPY EVENTOS S.A.S. han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

    - Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

    - Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data

    - Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada

    - Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

    - Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

    - Actualizar la información y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

    - Rectificar la información cuando sea incorrecta.

    - Realizar el Tratamiento cuando esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

    - Exigir el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

    - Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

    - Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

    - Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

    - Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

    - Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.


PROCEDIMIENTO A FAVOR DEL TITULAR
El Titular de los datos contará con procedimientos para acceso, consulta y reclamación de sus datos, y los cuales podrá ejercer de la siguiente forma:

    - Acceso. De conformidad con el Decreto 1377 de 2013 en su artículo 21, el titular podrá acceder en cualquier tiempo a su información personal que es objeto de Tratamiento por parte de COPY EVENTOS S.A.S., así como las condiciones y generalidades en que se está efectuado. Por tanto, éste podrá: i) conocer la efectiva existencia del Tratamiento a que son sometidos sus datos personales, ii) tener acceso a los datos personales en posesión del responsable, o conocer la finalidad que justifica el Tratamiento. El titular tendrá acceso a los datos personales objeto de Tratamiento por parte de COPY EVENTOS S.A.S. de manera gratuita, previa acreditación de su identidad, por lo menos una vez al mes.

    - Consultas. El titular o sus causahabientes, podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de COPY EVENTOS S.A.S. previa solicitud del mismo, la cual será atendida en un plazo máximo de diez (10) hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    - Reclamos.- El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o este Manual, podrán presentar un reclamo ante COPY EVENTOS S.A.S el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: - El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a COPY EVENTOS S.A.S, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. - En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. - Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. - El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    - Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. Los Titulares podrán en todo momento solicitar a COPY EVENTOS S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo aquí establecido en el ítem anterior sujetado al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. -La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. -COPY EVENTOS S.A.S deben poner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada. -Si vencido el término legal respectivo, COPY EVENTOS S.A.S., no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

    DISPOSICIONES FINALES
    Todos los cambios sustanciales que se pretendan hacer en las presentes políticas de tratamiento en los términos descritos en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, tendrá que ser comunicado de manera oportuna a los Titulares de los datos personales, previamente a que se implemente las nuevas políticas.

    CANALES

      - El responsable y encargado del Tratamiento de Datos es: Copy Eventos SAS (Nit 806000780-0).

      - Los datos de contacto son: Cartagena, Bolívar, Colombia Cra. 41 N° 27-14.

      - Teléfono: (57+5) 6431323.

      - Correo electrónico: info@copyeventos.com.

      - Página web: www.copyeventos.com

      - Área responsable de las peticiones quejas y reclamos:

    • Empleados: Recursos Humanos
    • Compras: Jefe de Compras
    • Clientes: Jefe Comercial

fecha de vigencia: 1 DE JUNIO DE 2017

  •  COPY EVENTOS SAS,
    Amberes 1era - Calle Cra. 41 N° 27-14
  • Tel: 035 - 6431323 - 035 - 6431497
    Movil: 310-6577792
  • info@copyeventos.com

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